人事管理部門（HR）チームまたは全社内で使用するアプリケーションの中で「Microsoft Excel」（以下、Excel）ほど広く使用されているものは、まずない。その制約やその他の問題で、Excelはしばしば批判を受けることもあるが、それでもなおExcelの利点は数多くあり、HRにとっては依然、過小評価されたツールである。
Excelは市場で一番優れたHRアプリケーションだろうか。いや、違う。レポーティングやデータ分析用にもっと適したアプリケーションはあるかと問われれば、ある。しかし、だからといってHRのツールボックス内にExcelの場所がないというわけではない。
非常に優れたHRシステム、レポート作成アプリおよびクラウドオプションの全てを利用することが可能であるにもかかわらず、Excelや他のスプレッドシートアプリケーションは依然として重要であり必要なものだ。以下に示すExcelの機能と利点は、Excelの価値と継続して使われている理由を説明するのに役に立つ。
- 手頃な価格
- 学習リソース
- 導入時間またはコストゼロ
- 多様性
- 情報共有
- 豊富な機能
- 暫定的な利用が可能なアプリケーション
- テンプレート
- データ分析
- データ変換
- IT部門の必要性を低減
- 機能の制限と演算
手頃な価格
人事管理システム、ERPまたはHR分析アプリケーションなど、HRで使用する他のアプリケーションと比較して、Excelは企業の規模に関係なく、非常に手頃な価格で入手できる。Excelは「Microsoft Office」の一部として購入されることが多く、この場合は、ほとんどのユーザーにとって実質的に無料だ。
学習リソース
Excelの主な利点の1つは、オンラインで利用可能なトレーニングに関する情報がほぼ無限にあることだ。Excelを初めて使う時または知識を拡充しようとする場合は、Microsoftの広範囲に及ぶヘルプシステムとオンラインサポートを利用したり、YouTubeでビデオを検索したり、Excelに関するサービスを提供する企業のブログやフォーラムを閲覧したりすることが可能だ。これらの無料のリソースだけでは十分でない場合、手頃な価格で多数のベンダーが提供するオンラインまたは講義形式のトレーニングコースに登録したり、書籍を購入したりできる。
導入時間またはコストゼロ
オンプレミスやクラウドベースの業務用アプリケーションと比較すると、Excelは、使用するコンピュータ上へのインストールが終了するのとほぼ同時に導入して実行できる。ユーザーは、いつでもアプリケーションを購入してダウンロードが可能だ。プロジェクト計画、ベンダー選定委員会、または導入チームは不要だ。
多様性
Excelで実行可能な全てのことを同じように処理できるアプリケーションは、まずない。Excelを使って、単純なデータの追跡、複数のソースからデータの結合、多数の演算や機能を利用してのデータ分析、チャートやグラフの作成、その他もろもろのことを実行できる。この多様性のために、あらゆるバックグラウンドを持つ人たち、職位の人たちが、毎日Excelを使用している。
情報共有
Excelと同じくらい簡単に、ユーザー間で重要なデータを共有できるアプリケーションは、ほとんどない。Microsoft Officeの普及により、共有したいファイルを開くのに相手がExcelを保有していないというケースはまれだ。仮に、このような状況が発生した場合は、PDFなどの別のファイル形式で簡単にスプレッドシートを保存することが可能だ。
豊富な機能
Excel以外に、多くの異なる職業のユーザーに向けた機能を持つアプリケーションはなかなか思い付かない。数ある機能の中にはアカウンティング、ファイナンス、日時、数学などの機能が含まれる。Visual Basic for Applications（VBA）を使用すると、ディレクトリやWordファイル、パスワードで保護されたPDFを作成するための新しい機能を追加したり、ルーティンタスクを自動化したりといったExcelが本来持つ機能以上の拡張が可能となる。
暫定的な利用が可能なアプリケーション
素晴らしい人事管理システムとレポーティングシステムを持つ企業にとってさえ、Excelには依然として価値がある。業務用アプリケーションの機能を強化する場合、事前に予定を立てたり、必要な要件の優先順位付けが不可欠だったりすることが多く、導入が遅れることがある。Excelの利点の1つは、業務用システムの新機能が使用可能となるまでの間、HRはExcelを利用してレポート作成やその他のタスクを進めることができることだ。これによりHRは迅速に業務を遂行でき、ITリソースが割り当てられる前に、従業員がExcelを使って何回かレポートを作成できるようにすることで、要件が適切なことを保証できる。
テンプレート
HRに役立つ多数のExcelテンプレートは無料だ。最小限のコストでExcel専門家が作成したテンプレートを見つけることができ、時間と費用を節約できる。そして、テンプレートが本来持つ時間節約の価値に加えて、テンプレートはユーザーが新しい演算機能を学ぶのにも役立つ。
データ分析
大量のデータを分析する時にExcelの処理が遅くなることはあるが、データセットが小規模なら、非常に快適に処理できる。これによりHRのスタッフは、重要な情報の調査に役立つレポート、チャートおよびグラフを迅速かつ簡単に作成できる。Excelのバージョンが新しくになるたびに機能は向上し、プロ顔負けの高品質なチャートやグラフを簡単に作成して組織内で共有することが可能だ。
データ変換
あるシステムから別のシステムに移行する場合でも、または、単に人事管理システムのデータをプレゼンテーションに役立つものに変換する場合でも、Excelはそれらのタスクを完全に処理できる。例えば、人事管理システムはデータを保存する時にコードや略語を使用することがあるが、プレゼンテーションでデータを使用する時は、略語ではない単語を使用したいところだ。Excelの検索と置換機能を利用すれば、これが可能だ。同様のニーズが定期的にある場合は、マクロを利用して全ての変更を自動化することができ、データ変換を比較的迅速かつ苦痛なく実行できる。さらにExcelは、読み込んだデータをCSVやTXTなど、ERPと人事管理システムの共通ファイル形式へと簡単にエクスポートする。これは、列ごとにデータをフォーマットしているためだ。
IT部門の必要性を低減
Excelの最も有益な利点の1つは、HRチームがIT部門に頼る必要なく、多くのアドホックおよび基本的なレポート作成のニーズに対応できることだ。この機能により、HRは要求が実行されるのを待つ必要がなくなり、またIT部門は作業負荷が軽減されることで、より複雑な要求に時間を費やすことができるようになる。
機能の制限と演算
ユーザーにスプレッドシートを記入してもらう必要がある場合、ユーザーの編集できる内容に制限をかけるために、Excelにはフィールドとシートをロックする機能がある。これにより、必須フィールドのみが更新され、規定の数式は上書きされない。
マクロを使用すると、Excelの他の機能を有効または無効にして、テンプレートに従ってデータを入力するようにユーザーを誘導することが可能となる。
Excelはしばしば過小評価されているが、たくさんのメリットがあること自体が、多くのHR部門で使用するのにふさわしい価値があることを保証していると言えよう。Excelが業務用規模のアプリケーションを置き換えることはまずないし、そうなる必要もない。しかしExcelが広く普及し、多様性に富んでいることは否定し難い事実だ。
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