パソコンを使って宛名印刷にチャレンジしてみるのはいかがでしょうか。もう筆まめを買わなくても、エクセルで作成した住所録があれば、そのデータを活用してワードで簡単に印刷できます。さらに、一手間かけると、連名の宛名も印刷することができます。
「エクセル（Excel2013）で住所録を作ったのに宛名印刷の方法がわからない」という話をよく聞きます。住所録を作るのはエクセルの得意分野ですが、はがきの宛名印刷はワード（Word2013)に任せましょう（図1）。画面の指示に従うだけで印刷できます。
宛名の印刷に必要な住所録は、作表機能が充実しているエクセルであらかじめ作成しておきます。その際、図2のような項目名で住所録を作っておくと、ワードでスムーズに読み込めます。住所は1行に印刷しきれないことが多いので、「住所1」と「住所2」に分けます。連名にする場合は、連名に付ける敬称も入力しておきましょう。
図2 エクセルの住所録を用意する。1行目の項目名は、この表のように左から「姓」「名」「連名」「敬称」「会社名」「郵便番号」「住所1」「住所2」と設定しておくと、正しく読み込める
エクセルの住所録を読み込むには、ワードの「差し込み文書」にある「はがき印刷」を使います（図3）。
図3 「差し込み文書」をクリックし（図中の赤丸1）、「はがき印刷」をクリックして（図中の赤丸2）、「宛名面の作成」をクリックする（図中の赤丸3）
画面の指示に従ってレイアウトやフォント（下掲の「用語解説」を参照）を設定したら、読み込むエクセルのファイルを指定します（図4～図12）。
図4 宛名印刷の設定画面が表示されるので、「次へ」をクリックする
図5 年賀状を作るので、「年賀／暑中見舞い」が選ばれていることを確認し（図中の赤丸1）、「次へ」をクリックする（図中の赤丸2）
図6 レイアウトを選ぶ。ここでは「縦書き」が選ばれていることを確認し（図中の赤丸1）、「次へ」をクリックする（図中の赤丸2）
図7 フォントを指定する。「フォント」の右側にある「▼」をクリックしたら（図中の赤丸1）、一覧から「HG行書体」をクリックし（図中の赤丸2）、「次へ」をクリックする（図中の赤丸3）
図8 差出人を宛名面に印刷する場合は、「差出人を印刷する」にチェックを付け、各項目を入力する（図中の赤丸1）。今回は差出人名は宛名面に印刷しないので、空欄のまま「次へ」をクリックする（図中の赤丸2）。なお既に氏名や住所などが入力されている場合は、「差出人を印刷する」にチェックが付いていないことを確認します
図9 今回のように宛名のデータをワード以外のファイルから読み込むには、「既存の住所録ファイル」をクリックして選び（図中の赤丸1）、「参照」をクリックする（図中の赤丸2）
図10 エクセルで作った住所録ファイルを選択し（図中の赤丸1）、「開く」をクリックする（図中の赤丸2）
図11 「宛名の敬称」で「様」が指定されていることを確認し（図中の赤丸1）、「完了」をクリックする（図中の赤丸2）
図12 エクセルのファイルに複数のワークシート（「用語解説」を参照）がある場合は、読み込むワークシートを選択し（図中の赤丸1）、「OK」をクリックする（図中の赤丸2）
ファイルを開いたらレイアウトで住所のデータを確認しましょう（図13）。宛名印刷では、「フィールド」（下掲の「用語解説」を参照）と呼ばれるレイアウト用の枠内に、住所録のデータを読み込んで表示します（図14）。
図13 宛名面のレイアウトが表示され、最初の住所録データが表示される（図中の赤丸1）。「次のレコード（「用語解説」を参照）」をクリックすると（図中の赤丸2）、次の住所録データが表示される（図中の赤丸3）
図14 「結果のプレビュー（「用語解説」を参照）」をクリックし（図中の赤丸1）、プレビューを無効にすると、実際のデータではなく、フィールド名が表示される（図中の赤丸2）
【用語解説】
フィールド データベースを構成する項目のこと。住所録であれば、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどがフィールドとなる。
レコード データベースに登録されている1組のデータを指す。住所録の場合、名前、郵便番号、住所、電話番号などの情報が一つのレコードになる。
プレビュー 特定の操作をする前に、その結果を画面上で確認すること。またはその画面のこと。
「連名」と「敬称」のフィールドを追加することで、連名が入力されている場合のみ、連名が印刷されるように設定できます（図15～図18）。 宛名が正しく表示されていることを確認したら、印刷しましょう（図19、図20）。
図15 連名を表示するよう、フィールドを追加する。「<<名>>」の後ろをクリックし、「Enter」キーを押して改行する
図16 「差し込みフィールドの挿入」の下半分をクリックし（図中の赤丸1）、「連名」をクリックする（図中の赤丸2）
図17 「連名」が間延びしているので、「ホーム」をクリックして（図中の赤丸1）、「文字列を右に揃える」をクリックする（図中の赤丸2）。連名の名前が下ぞろえで表示されるようになった（図中の赤丸3）
［上］図18 「差し込み文書」をクリックしたら（図中の赤丸1）、図15の要領で「様」の後ろで改行する（図中の赤丸2）。「差し込みフィールドの挿入」の下半分をクリックし（図中の赤丸3）、「敬称」をクリックする（図中の赤丸4）
［下］図19 「結果のプレビュー」をクリックし（図中の赤丸1）、「次のレコード」をクリックして（図中の赤丸2）、住所録データを順番に確認していくと、連名がある場合のみ、連名と敬称が表示される（図中の赤丸3）
図20 プリンターにはがきをセットしたら、「完了と差し込み」をクリックし（図中の赤丸1）、「文書の印刷」をクリックする（図中の赤丸2）。次の画面で印刷したい住所録データの範囲をクリックして指定し（図中の赤丸3、ここでは「すべて」）、「OK」をクリックする（図中の赤丸4）。「印刷」の画面が表示されるので、用紙サイズなどを設定してから印刷する。また、ファイルを保存する場合は、「ファイル」→「名前を付けて保存」とクリックし、わかりやすい名前を付けて保存する。再度ファイルを開くと、「この文書を開くと、次のSQL～」という画面が表示されるので「はい」をクリックする
